1

Planificarea logisticii comerciale a firmei


Logistica de distribuţie are de depăşit diferenţa de spaţiu şi de timp dintre producţia şi consumul de bunuri. De fapt, logistica de distribuţie este orientată spre a pune de acord spaţiul şi timpul ce separă producţia de consum, prin transport şi depozitare. Pe lângă aceste două funcţii, se mai adaugă realizarea comenzilor şi livrarea acestora.
Logistica de distribuţie cuprinde toate activităţile care sunt necesare pentru a aduce produsele din punctul lor de finalizare, din întreprinderea producătoare, până la ultimul punct din canalul de distribuţie. Activităţile logistice cuprind:
    proiectarea şi organizarea depozitelor;
    depozitarea;
    transportul;
    ambalarea;
    onorarea comenzilor;
Într-o abordare sistemica, între structurile funcţionale ale procesului logistic are loc o reacţie de feedback, pusă în valoare de schema prezentată mai jos:

                                                                                                                                                                                             






























  Factorii interni şi externi cu influenţă asupra logisticii de distribuţie


PROIECTAREA sistemului de distribuţie, regăsită generic în unele lucrări de specialitate şi sub denumirea de design-ul de distribuţie, constituie una din obiectivele principale ale managementului de distribuţie.

1.    Mijloace de organizare a planificării logisticii comerciale

CONCEPEREA activităţii logistice necesită utilizarea a două tipuri de mijloace de organizare, şi anume: mijloace umane şi mijloace de tratare a informaţiei comerciale.
a)    Mijloacele umane:
Cea mai mare parte din forţa de muncă ocupată în sistemul logisticii comerciale - mijloacele umane - este concentrată în subsistemul logisticii operaţionale, deoarece subsistemul logisticii de sprijin şi subsistemul logisticii de pilotaj necesită mai puţină administrare şi deci un necesar de forţă de muncă mai redus.
De aceea problema esenţială a logisticii operaţionale este organizarea forţei de muncă ocupată în acest subsistem logistic.
Mijloacele umane folosite în subsistemul logisticii operaţionale se caracterizează prin cel puţin două exigenţe prioritare, calitatea şi supleţea forţei de muncă ce lucrează în acest domeniu. Astfel, toate incidentele apărute în acest sector, ca de exemplu: interpretarea greşită a unei comenzi, erori cantitative, nerespectarea termenelor de livrare etc. se repercutează negativ asupra imaginii firmei în faţa clientelei şi determină apariţia unor costuri suplimentare.
De asemenea, activitatea comercială este dinamică, se modifică de la o perioadă la alta şi apar noi necesităţi ale clientelei ce trebuie satisfăcute, fapt ce solicită logisticii operaţionale luarea unor măsuri de adaptare la noile condiţii.
Tocmai de aceea exigenţa manifestată pentru calitatea şi supleţea activităţii desfăşurată de angajaţii din acest sector devine o garanţie a reuşitei logisticii operaţionale.
b)    Mijloace de tratare a informaţiei comerciale:
Logistica comercială presupune intercondiţionarea mijloacelor umane cu cele folosite în tratarea informaţiei, iar tendinţa de cibernetizare a activităţii comerciale actuale necesită examinarea mai atentă a sistemului de culegere, transmitere şi prelucrare a informaţiilor.
Orice sistem de prelucrare a informaţiei este definit prin mijloacele tehnice utilizate în acest scop şi prin arhitectura reţelei informative folosite.
Mijloacele tehnice folosite în tratarea informaţiei comerciale sunt un ansamblu de trei elemente de bază, adică, tehnica de lucru efectivă, programele şi reţeaua.
Mijloacele tehnice de lucru efectiv sunt actualmente diversificate şi constau din:
    ordinatoare tradiţionale începând de la gama mini şi până la sisteme de lucru foarte mari ;
    micro - ordinatoare;
    maşini de prelucrarea textelor, care pot constitui soluţii interesante în contextul conceperii unor sisteme de sprijinire a activităţii de gestionare a propunerilor comerciale;
    videotextul, care combină funcţia de prelucrare a textelor cu cea de comunicare, transmitere şi recepţionare a mesajului;
    telexul, care are multiple aplicaţii posibile în transmiterea unor mesaje promoţionale;
      faxul, realizare de ultimă oră, caracterizat prin transmiterea aproape instantanee a mesajelor generate de activitatea comercială şi nu numai.
Programele utilizate în prelucrarea informaţiei de către mijloacele tehnice de lucru, se concretizează:
    fie în pachete de programe standard;
    fie în pachete de programe speciale, care se concep pe măsură ce se aplică în activitatea informatică.
Deşi primele au o serie de avantaje (costuri de obicei mai reduse, rapiditate în implementarea lor în practică, obţinerea rapidă a rezultatelor dorite etc.), totuşi o serie de firme sunt obligate să recurgă la categoria a doua de programe îndeosebi ca urmare a dezvoltării lor în condiţii specifice de mediu.


2.    Arhitectura reţelei informative

APLICAREA unor programe, concretizată în dezvoltarea unor logici specifice de calcul necesită un interval de timp mai mare, doi sau chiar trei ani, fapt ce face ca nu toate aceste programe să fie  de  generaţie recentă, existând deci riscul aplicării unor programe nu de ultimă oră.
Ca urmare a existenţei unor astfel de restricţii, este necesar ca cererile în domeniul elaborării unor programe utilizate de activitatea comercială să facă obiectul planificării logisticii comerciale.
Reţeaua este ultima componentă elementară a întregului sistem de prelucrare a informaţiei comerciale şi se concretizează în legăturile care se stabilesc între tehnica efectivă de prelucrare a informaţiei şi pachetele de programe folosite în acest scop.
Ansamblul de mijloace efective de prelucrare, programe informative şi reţea definesc ceea ce se cheamă arhitectura reţelei informative .
Această "arhitectură informatică" poate fi concepută în trei modalităţi, şi anume:
-    concentrare "versus" deconcentrare;
-    integrare "versus" neintegrare;
-    centralizare "versus" descentralizare;
Situaţia concentrare - deconcentrare se bazează pe relaţia mijloace informatice - vânzător.
Astfel, la o extremă este cazul comercianţilor care nu au acces la mijloacele informatice, iar la cealaltă extremă cazul în care fiecare comerciant este dotat cu un macroordinator, maşină de prelucrat etc.
Simultan, deconcentrare poate să nu fie însoţită de stabilirea unor relaţii centru - puncte în teritoriu.
Evoluţia sistemelor de logistică comercială în această situaţie se realizează parcurgând următoarele faze:
-    Faza  I: utilizarea informaticii centrale exclusiv numai prin "service" informatic;
-    Faza II: punerea mijloacelor informatice la dispoziţia direcţiei comerciale;
-    Faza III: dotarea regiunilor, agenţiilor, firmelor şi inspecţiilor cu echipamente informatice;
-    Faza IV: afectarea de echipamente informatice vânzătorilor prin efort propriu.
Situaţia integrare - neintegrare reflectă în măsură mai mare sau mai mică, interdependenţa între cele două tipuri de programe de prelucrare a informaţiilor comerciale.
În acest domeniu, tendinţa predominantă este cea de integrare, deoarece se reduce considerabil volumul de muncă manuală şi creşte gradul de fiabilitate a prelucrării informaţiilor cu ajutorul tehnicii de calcul prin utilizarea programelor informatice.
Situaţia centralizare - descentralizare trebuie analizată prin prisma gradului de iniţiativă alocată diferitelor trepte din ierarhia serviciului vânzări.
Astfel descentralizarea activităţii comerciale, nu este însoţită obligatoriu şi de cea administrativă.
A
1 ceasta din urmă poate coexista foarte bine cu un sistem administrativ centralizat în care autonomia vânzătorilor este mai mică, caz des întâlnit în comercializarea bunurilor de larg consum, când comercianţii sunt dotaţi cu terminale portabile pe care le folosesc în colectarea informaţiilor de la punctele de vânzare şi transmiterea datelor cantitative şi calitative ale unei comenzi.
Având în vedere situaţia concretă existentă astăzi în Uniunea Europeană se conturează trei tipuri de arhitectură a reţelei informative utilizate în logistica comercială, şi anume:
-    arhitectură a reţelei informatice, care permite accesul uşor al vânzătorului la informaţii despre situaţia conturilor clienţilor şi a adreselor acestora;
-    arhitectura reţelei informative care permite accesul vânzătorului la informaţie, dar nu singur, ci prin intermediul unui organ de control;
-    arhitectură a reţelei informativă, care permite ca vânzătorul să aibă la dispoziţia sa o adevărată "inteligenţă artificială", care îi permite inclusiv participarea sa la redactarea unor oferte comerciale.

3.    Alegerea sistemului de planificare

ALEGEREA sistemului de planificare a sistemului de planificare a logisticii comerciale este condiţionată de un număr mare de parametrii importanţi, între care enumerăm:
•    tipul de produs ce se comercializează;
•    tipul clientelei căreia i se adresează produsul;
•    concurenţa şi intensitatea acesteia ;
•    obligaţiile ce revin vânzătorilor în comercializarea produsului;
•    complexitatea planurilor comerciale.
a)    Tipul de produs:
PRODUSELE vândute au un impact deosebit asupra logisticii comerciale prin:
-    volumul şi nivelul mijloacelor comerciale pe care le antrenează;
-    complexitatea în redactarea ofertelor şi comenzilor redactate ;
-    frecvenţa vizitelor comerciale implicate etc.
b)    Tipul clientelei:
FIECĂRUI tip de clientelă "servită" îi corespunde o serie de probleme caracteristice pentru a căror rezolvare sunt necesare soluţii specifice.
Astfel, o firmă care are legături îndeosebi cu micii comercianţi en detail trebuie să rezolve probleme care apar atât din felul cum sunt utilizate mijloacele de plată reglementate legal, cât şi din concordanţa între sumele înscrise pe factură şi cele efectiv plătite de aceşti comercianţi la termenele stabilite prin contract.
Firmele care lucrează cu un număr foarte mare de clienţi, dar de importanţă redusă, ca urmare a problemelor pe care le ridică o asemenea relaţie, se orientează spre utilizarea inteligenţei artificiale - a sistemelor expert - în organizarea relaţiei comerciale cu astfel de clienţi.
Asemenea situaţii neplăcute, dar de altă natură, apar şi în cazul relaţiei firmelor cu clienţii din centrele industriale, care solicită la maxim termenele de amânare la plata facturilor neonorate.
c)    Intensitatea concurenţei:
CONCURENŢA şi intensitatea acesteia este un parametru important de care trebuie ţinut cont în conceperea şi planificarea logisticii comerciale. Influenţa sa se manifestă în mod diferit.
Astfel, o concurenţă puternică este adesea însoţită de un preţ curent scăzut de realizare a ofertei, fapt ce permite utilizarea de către comercianţi a automatizării în redactarea ofertelor. În situaţie contrară este necesară conceperea şi redactarea unor oferte excesiv de atente.
d)    Obligaţiile vânzătorilor:
SARCINILE vânzătorilor în comercializarea produselor sunt multe şi diferite, depinzând atât de tipul produselor de vândut, cât şi de tipul interlocutorilor cu care ei vin în contact.
Tocmai din aceste considerente este necesară introducerea unor logistici suple care să ofere o anumită marjă de manevră individuală a vânzătorilor în relaţia cu clientul.
e)    Planurile comerciale:
PLANURILE comerciale constituie un parametru cu statut aparte (deoarece în el se regăsesc toţi ceilalţi parametri), foarte important în conceperea unui sistem de logistică comercială.
Efectiv, planurile comerciale pe termen scurt, mediu şi lung precizează atât obiectivele propuse a fi realizate în termeni de cupluri "produse - pieţe" şi cifre de afaceri, cât şi mijloacele care vor fi folosite pentru realizarea în practică a acestor obiective.

4.    Principiile planificării logisticii comerciale

DE REGULĂ, elaborarea unor planuri de calitate este destul de dificil de realizat deoarece, în mod absolut independent, intervin în calcul şi unele situaţii de incertitudine, îndeosebi în domeniul comercial.
Din aceste considerente este necesară respectarea unor principii în activitatea de planificare a logisticii comerciale, şi anume: rapiditate, viziune globală şi analitică, evoluţie, progresivitate şi continuitate.
    Principiul rapidităţii presupune întocmirea cât se poate de repede a caietului de sarcini cu activitatea comercială.
În absenţa acestui principiu riscăm să nu elaborăm niciodată un plan de logistică comercială în contextul cerut de activitatea comercială, fie să elaborăm un plan care este deja compromis de situaţia reală de pe piaţă.
    Principiul viziunii globale şi analitice cere ca în planificarea logistică comercială să se ţină cont de necesitatea unei viziuni de ansamblu asupra activităţii comerciale, care nu exclude însă decuparea ulterioară a sistemului logisticii comerciale în module care pot fi apoi dezvoltate separat.
    Principiul evoluţiei arată că trebuinţele şi satisfacerea acestora sub aspectul tratării informaţiei sunt în continuă schimbare, iar soluţiile propuse la un moment dat trebuie să asigure atât prelucrarea volumelor diferite de informaţii, cât şi evitarea apariţiei costurilor prohibitive ca urmare a adaptării unor soluţii de prelucrare necorespunzătoare momentului respectiv.
    Principiul progresivităţii asigură existenţa şi funcţionarea lanţului de prelucrare a informaţiilor înregistrate din conţinutul comenzilor.
Astfel, apare posibilitatea de a utiliza lanţul ca sursă de informaţii pentru alte sisteme organizatorice. De aceea lanţul are particularitatea de a răspunde unei trebuinţe foarte stabile, ca de exemplu situaţia Registrului de scadenţe.
    Principiul continuităţii este necesar de aplicat deoarece realizările rămân uneori în întârziere, iar evoluţiile curente pot afecta destul de substanţial obiectivele urmărite şi mijloacele alocate pentru acestea prin plan. De aceea trebuie asigurată continuitatea pentru a opera în timp oportun modificările necesare în vederea realizării prevederilor din planul logisticii comerciale.
Respectarea acestor principii conduce la elaborarea unui plan al logisticii comerciale de calitate, care să coreleze obiectivele din activitatea comercială propuse, cu mijloacele afectate pentru realizarea lor.    
Circuitele de distribuţie prezintă anumite trăsături definitorii, valabile pentru întreaga lume a mărfurilor care formează obiectul tranzacţiilor comerciale, cât şi o serie de caracteristici prin care se particularizează circuitul fiecărei categorii de produse. Acest fenomen a determinat specialiştii să abordeze distinct circuitele de distribuţie pentru bunurile de consum individual, circuitele de distribuţie pentru produse de utilizare productivă, circuitele de distribuţie pentru produse agricole şi circuitele de distribuţie pentru servicii.
Pentru orientarea activităţii de distribuţie a mărfurilor dintr-o anumită ţară este absolut necesar să se cunoască în permanenţă, pe lângă conceptele de bază privind procesul de distribuţie, şi modul în care evoluează sistemele de distribuţie din diverse ţări ale lumii. Aceasta, pentru a se putea alinia respectivul proces la preocupările de modernizare a distribuţiei din diverse zone ale globului, cât şi pentru a asigura o integrare funcţională a acestuia în circuitul mondial de valori.
În acest sens, analizele efectuate au scos în evidenţă faptul că economia contemporană, prin complexitatea fenomenelor pe care le generează, face ca metodele de distribuţie să evolueze permanent. Asistăm astfel, în mod continuu, la apariţia unor noi forme de vânzare cu ridicata şi cu amănuntul, precum şi la conturarea unor noi sisteme de distribuţie.



BIBLIOGRAFIE

Ana - Lucia Ristea
Th. Purcărea
C. Tudose    “Distribuţia mărfurilor”, Ed. Didactică şi Pedagogică, Institutul Naţional “Virgil Madgearu”, Bucureşti 1996  
I.C. Dima    “Planificarea logisticii comerciale a firmei”, Tribuna Economică nr. 34-35/1998
Dumitru Patriche
Ion Stănescu
Mihai Grigore
Mihai Felea    “Bazele comerţului”, Ed. Economică, Bucureşti 1999