GESTIONAREA  INFORMAŢIEI

Utilizarea tehnicii automate de prelucrare a informaţiei urmăreşte obiective imediate şi de perspectivă în vederea optimizării procesului de comunicare.
      Ideile bune nu se nasc din nimic, ele sunt pretutindeni. În aceasta eră a comunicării, nimic nu ramâne pentru mult timp ascuns. În publicaţii profesionale, în documentaţii tehnice, în sesiuni de comunicări ştiinţifice etc. poate fi găsită orice informaţie necesară pentru luarea unor decizii.

Organizaţiile  sunt sufocate de abundenţa informaţiei. Secretul depăşirii acestei situaţii este relativ simplu: să ştii ceea ce cauţi ţi de ce cauţi, sau altfel spus să nu stochezi în mod pasiv orice informaţie care parvine în organizaţie. Trebuie raţionat de o manieră ofensivă. Într-o organizaţie  toată lumea trebuie să se simtă investită cu o misiune de supraveghere, dar sinteza şi decizia trebuie să aparţină managerului. Pentru supravegherea concurenţei, toate sursele de informaţii, formale sau informale, sunt utile. Nici una nu este magică, nici măcar bancile de date. Unele sunt scumpe, altele sunt gratuite, preţul neavând neapărat o legătura cu pertinenţa informaţiei.
Desigur, se pune problema unde poate fi stocată această informaţie. Multe organizaţii au optat pentru o bancă internă de date care poate fi îmbogăţită de oricine. Exista riscul de a cădea în mania documentării, ceea ce face ca supraabundenţa de informaţii stocate să se transforme în inamicul ei, nemaifiind utilizabilă.
Problema în  gestionarea informaţiei, este găsirea de soluţii pentru documentele care încă vor rămâne în uz, deoarece folosirea suportului de hartie, în toate fazele prin care trebuie să treacă un document, devine o activitate din ce in ce mai anevoioasă şi mai costisitoare.
Mai mult, timpul necesar transmiterii informaţiei dintr-un loc în altul este un mare inconvenient la care se mai adaugă şi imposibilitatea realizării unei formatări a documentelor tradiţionale cu facilităţi grafice, precum şi mixarea imagine-text.

å  Gestiunea informţei presupune următoarele funcţii:

• preluarea informaţie în sistem;
• memorarea şi regăsirea informaţiei;
• prelucrarea informaţiei;
• tipărirea sau publicarea;
• controlul şi comanda sistemului .
• Preluarea informaţiei  în sistem presupune:
• preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii  naţionale sau internaţionale, publice sau private;
• preluarea informaţiei provenite din reţeaua locală de   date;
• introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii şi  sunetului.

Informatia introdusă în sistem se prelucrează imediat sau se memorează pentru prelucrări ulterioare.

• Memorarea şi regăsirea informaţiei presupune:
• memorarea internă pentru informaţia în curs de   prelucrare;
• memorarea externă, pentru informaţia care se consultă  periodic;
• arhivarea electronică, pentru informaţiile “istorice” sau    care se consultă foarte rar.

Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii de bază pentru aprecierea performanţelor unui  sistem. Prin procesul de memorare, informaţia poate fi prelucrată sau valorificată prin consultare locală ori comunicarea  solicitantilor prin intermediul reţelelor de comunicaţii.

• Prelucrarea informaţiei presupune :
• crearea şi încarcarea bazei informaţionale, ce presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic, precum şi  încarcarea efectivă a bazei informaţionale;
• actualizarea bazei informaţionale, presupune eliminarea informaţiilor devenite inutile, introducerea de informaţii noi, modificarea celor existente pentru a le pune de  acord cu realitatea;
• tratarea propriu-zisa a informaţiei, presupune efectuarea celor  mai variate operaţii care privesc, fie forma în cazul prelucrarii textelor, documentelor şi imaginilor, fie conţinutul în cazul prelucrării datelor.
• consultarea în timp real a informaţiei, se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate catre un dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă, echipament de comunicaţie în reţea etc.)

Consultarea bazei informaţionale nu afectează conţinulul acesteia.

• punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire, presupune operaţii diferite în raport de natura informaţiei solicitate. De exemplu, în cazul prelucrării datelor au loc operaţii pentru obţinerea de rapoarte şi situaţii complexe care vor fi transferare dispozitivelor de ieşire în vederea tipăririi lor, afişării pe monitor sau comunicării locale ori la distanţă, prin intermediul reţelelor de date.

• Tipărirea şi publicarea documentelor.

Pentru realizarea cu mult profesionalism a celor doua funcţii, este necesară înfiinţarea în cadrul organizaţiilor a unor compartimente specializate în publicistică electronică dotate cu minicalculatoare sau calculatoare medii-mari cu software adecvat şi suporturi care să înlesneasca înmagazinarea unor mari cantităţi de documente. Managerii s-au convins că nu numai felul cum arată produsul poate să influenţeze clientela, ci şi calitatea prezentării lor.

• Controlul şi comanda sistemului  presupune:
• dirijarea şi reglarea funcţionării întregului sistem,
• alocarea optimă a resurselor sistemului referitoare la echipament,
• gestionarea memoriei interne şi a bazei de programe,
• controlul proceselor de preluare, prelucrare şi iesire a informaţiei etc.

            CEA mai nou utilizare a PC-urilor la ora actuală este fără îndoială multimedia.  PC-urile echipate cu CD-ROM-uri,  combină grafica cu sunetul şi dau utilizatorului senzaţia de ceea ce va fi în viitorul digital  - superautostrada informaţională -  un mixaj de grafică, sunet stereo şi video.
În acest context, prin apariţia şi răspândirea sistemelormultimediacare îmbină în mod optim telecomunicaţiile, tehnica de calcul şi audiovizualul, prelucrarea informaţiei capătă noi dimensiuni, atât calitative cât şi cantitative. Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronică a informaţiei numerice s-a îmbogăţit cu forme noi: texte, documente, grafică, voce, sunet şi imagine video. Sub aspectcantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicaţii, centrul de greutate al informaţiei s-a deplasat de la specialiştii în informatică spre utilizatorii de produse informatice.
Cantitatea de informaţie care inundă universul este aparent incontrolabilă. În realitate,  cei mai mulţi nu se pot apăra de “bombardamentul”  informaţional, şi nu-l pot transforma într-un flux accesibil. Pentru a veni în sprijinul acestora,  există instrumente informatice care facilitează procesul comunicare şi control a informaţiei.