1 PRINCIPII ŞI CRITERII DE SELECŢIONARE A DOCUMENTELOR



INTRODUCERE

Arhivistica şi informarea documentară ( documentaristică ) sunt două discipline care au drept sferă de cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigaţie izvoarele scrise pe suporţi uşor deteriorabili şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de selecţionare, ordonare, inventariere, conservare şi valorificare a documentelor.
„Arhivistica este ştiinţa care se ocupă cu teoria şi practica în arhive. Arhivele ca păstrătoare de prestigii şi antichităţi, ca păstrătoare a cunoştinţei de sine a popoarelor, constituie condiţia „sine qua non „pentru reconstituirea unui popor”
„Ştiinţa arhivistică, prin cercetările ei fundamentale şi aplicative, are drept scop crearea celor mai bune condiţii pentru muncă în arhive. Indiferent de forma pe care o au astăzi materialele arhivistice, toate arhivele din lume conţin izvoare istorice care lămuresc aspecte economice, sociale, politice, culturale ale unui popor sau se referă la relaţiile internaţionale”
Informarea documentară studiază informaţiile, datele cuprinse în documente, în publicaţii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitică şi sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.
„Documentele sunt, aşadar, purtătoare de informaţii şi servesc transmiterea acestora în spaţiu şi timp. Ele sunt utilizate în diferite domenii de activitate ale omului constituind obiect de studii ale diferitelor discipline ştiinţifice şi se află depozitate în arhive, biblioteci, muzee.”

CUPRINS

Selecţionarea este activitatea ştiinţifică de cea mai mare importanţă, întrucât în cadrul ei se apreciază importanţa documentelor sau inutilitatea unora dintre ele şi se hotărăşte păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând astfel în cel mai înalt grad, responsabilitatea organizaţiilor deţinătoarea şi creatoare de arhivă şi a Arhivelor Statului ca o instituţie investită prin lege să coordoneze această activitate.
Criteriul principal de selecţionare a documentelor este, în principiu, valoarea documentului. Un rol deosebit de important revine Arhivelor Statului pentru îndrumarea activităţii de selecţionare în raport cu fondurile puse în lucru, de genul documentelor, de nivelul organizaţiilor ca verigă în sistemul instituţional al epocii în care au fost create documentele şi implicit al arhivelor.
Selecţionarea documentelor are ca principale obiective:    
    Stabilirea izvoarelor documentare de importanţă ştiinţifică, ce trebuie păstrate fără un termen anume;
    Eliminarea actelor fără valoare ştiinţifică ori practică;
    Descongestionarea spaţiilor de depozitare;
    Reducerea volumului altor operaţiuni arhivistice (evidenţa, cercetarea ştiinţifică, microfilmarea etc. );
    Facilitatea accesului la informaţia ştiinţifică;
Literatura de specialitate consemnează patru principii care stau la baza acestei activităţi:
1.    principiu concepţiei istorice sau al abordării istorice;
2.    principiul complexităţii;
3.    principiul multilaterităţii sau al abordării multilaterale;
4.    principiul istorismului.


1 Între principiile selecţionării ca unul dintre cele mai importante poate fi considerat principiul concepţiei istorice, conform căruia în aprecierea valorii documentelor o importanţă deosebită o au condiţiile în care şi-a desfăşurat activitatea, rolul jucat, poziţia în care s-a aflat, atribuţiile pe care le-a avut creatorul fondului ale cărui documente sunt supuse selecţionării.
Principiul complexităţii impune ca valoarea documentului să nu fie apreciată separat, pe fonduri, ci în funcţie de interdependenţă şi legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri.
Principiul multilaterităţii pretinde ca această apreciere să se realizeze avându-se în vedere documentele în ansamblul fondului şi nu în cadrul grupelor , seriilor, compartimentelor etc.
Principiul istorismului are în vedere perspectiva folosirii acestora în viitor, impunând necesitatea de a se ţine seama nu numai de punctul de vedere al prezentului, ci şi de perspectivă, când, în legătură cu noi factori, documentele pot căpăta altă însemnătate.
Dintre criteriile de apreciere ale valorii documentelor pe primul plan se situează conţinutul informaţional-documentar, valoarea de mărturie a informaţiilor cuprinse în document, indiferent dacă acestea sunt de interes local, naţional sau internaţional.
Evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile cu ocazia cărora au fost create documente, de asemenea, între criteriile de bază ale selecţionării, ridicând la cote valorice deosebite acte care în alte condiţii ar fi fost distruse.
Creatorul fondului sau emitentul documentului, instituţie sau persoană fizică, imprimă o autoritate mai mare sau redusă documentului, situându-l la scara valorică pe o treaptă în concordanţă cu importanţa rolului pe care creatorul l-a avut în cadrul societăţii.
Vechimea documentului se înscrie între principalele criterii valorice, fapt care a determinat limitarea în timp a selecţionării în general, în funcţie de evenimente sau momente istorice importante.
Valoarea practică de lungă durată şi valoarea juridică contribuie în mod substanţial la conturarea valorii istorice a documentelor.
Regăsirea informaţiilor în documente însumative (sinteze) pune sub semnul întrebării valoarea şi deci necesitatea păstrării documentelor însumate.
Distrugerea parţială a unor fragmente de fonduri impune păstrarea şi a unor documente cu un conţinut informaţional mai redus, în acest caz devenind operant criteriul volumului de documente care s-a păstrat dintr-un fond sau dintr-o perioadă a existenţei şi activităţii creatorului.
În stabilirea valorii istorice a documentelor mai operează , uneori cu o pondere deosebită, şi alte criterii:
    valoarea artistică (ornamente, miniaturi, grafia);
    suportul deosebit (pergament, mătase, papirus, coajă de copac etc.);
    semne de validare deosebite;
    starea de conservare.


CONCLUZII

Deşi la noi în ţară, puţine persoane realizează importanţa arhivelor, din ce în ce mai multe societăţi au început să acorde atenţie fondurilor arhivistice. Acest depozit naţional de informaţie scrisă a fost alcătuit prin grija arhiviştilor şi a arhivarilor care şi-au câştigat un loc bine definit în ierarhia documentariştilor.

„ Arhivele sunt tezaure prin care se legitimează poporul nostru în faţa lumii întregi ”
      Nicolae Iorga







BIBLIOGRAFIE



    Adina Berciu Drăghicescu „Arhivistică şi Documentaristică”, Prelegeri universitare, Bucureşti 2002.


    Aurelian Săcerdoşeanu „Arhivistică”, Bucureşti, Ed. Ştiinţifică 1970.


    Aurelian Săcerdoşean „Instrucţiuni arhivistice”, Bucureşti, 1948.