1

Proiectarea şi elaborarea sistemului informaţional

O elaborare eficientă a sistemelor informaţionale necesită un efort comun. Printre elaboratori trebuie să fie incluşi utilizatorii, echipa de proiectare şi un personal de asistenţă.

Utilizatorii sînt unul sau mai mulţi indivizi care beneficiază de proiectul de creare a sistemului. Utilizatori pot fi managerii şi funcţionarii (lucrătorii) de rînd, clienţii, vînzătorii, furnizorii etc.

Echipa de elaborare este un grup de oameni responsabili de aspectul elaborării sistemului. Echipa de elaborare poate conţine utilizatori şi personal tehnic, e condusă de către un şef al echipei.

Personalul de asistenţă este numaidecît format din personalul subdiviziunii Sisteme informaţionale, inclusiv - programatori, analişti de sistem, administratori şi gestionari ai bazelor de date, experţi în comunicaţii, bibliotecari de sistem, ingineri-spectaiişti, alt personal.

În plus, la cei enumeraţi în procesul de elaborare trebuie implicaţi top-managerii şi managerii sistemelor informaţionale. Dintre top-manageri participă directorul general, adjunctul pe finanţe, adjunctul pe market­ing. Din managerii sistemelor infermaţionale parttcipă şeful secţiei (direcţiei) Sisteme informaţionale şi personalul executiv. Personalul implicat la elaborarea sistemelor informaţionale poate varia de la o organizaţie la alta, de ta un sistem la altul.

Top-managerii, de regulă iniţiază proiectul şi îl aprobă în final, după implementare. În procesul elaborării sistemelor informaţionale managerul subdiviziunii Sisteme informaţionale e responsabil de analiză, proiectare şi implementare. El mai consultă top-managerii în domeniul noilor sisteme informaţionale şi revizuirea celor existente.

Lucrul acesta este diferit şi depinde de sistemul informaţional elaborat. Sistemele informaţionale mici pot fi elaborate fără implicarea managerilor de vîrf; cu cît sistemul e mai mare, mai complicat, cu atît ei necesită o participare mai mare a personalului.

Mat jos prezentăm rolurile specialiştilor şi ale managerului în elaborarea sistemelor (fig. 1)

Vom defini aici managementul proiectului drept o colecţie integrată de instrumente, tehnici şi proceduri ce ajută cu succes şi în termen elaborarea (definitivarea) proiectului sistemului informaţional.

În faza de proiectare a sistemului informaţional vor fi rezolvate următoarele probleme:       

1. Acordarea planului sistemului informaţional cu strategia şi obiectivele organizaţiei.

2.  Proiectarea arhitecturii sistemului informaţional în aşa fel, ca să se poată face integrarea diferitor baze de date. 

   3.  Includerea dezvoltării sistemului informaţional printre direcţiile cheie ale organizaţiei.

4.     Terminarea proiectului la timp în conformitate cu bugetul stabilit.

Faza

Managerul

Specialiştii în informatică

Planificare

Defineşte problema

Susţin

Analiză

Controlează

Efectuează studii de sistem

Proiectare

Controlează

Proiectează sistemul

Implementare

Controlează

Implementează sistemul

Operare

Controlează

Fac accesibil sistemul

Fig.1. Rolurile personalului în elaborarea sistemelor informaţionale

                         Fig. 2. Faza de proiectare a sistemului informaţional

Activităţi

Evenimente

Durata planifi­cată (zile)

Durata de facto (zile)

Situaţia la zi

Studiu  preliminar

1-2

14

10

complet

Definirea necesităţilor

2-3

20

21

complet

Proiectul logic

3-4

30

45

complet

Specificare echipament

4-5

5

7

complet

Procurare echipament

5-6

30

30

complet

Elaborare proceduri

5-7

14

11

complet

Testare proceduri

7-9

3

2

complet

Elaborare program

 5-8

        45

60

incomplet

Testare program

8-9

5

-

incomplet

Instalare echipament

6-9

2

4

complet

Testare sistem

9-19

5

-

incomplet

Instruire utilizatori

8-10

20

-

incomplet

Instruire finală

10-11

2

-

incomplet

Tranziţia la sistemul nou

11-12

10

-

incomplet

Fig. 3. Planificarea lucrărilor de elaborare şi imlementare a sistemului informaţional

Personalul organizaţiei implicat în proiectarea sistemelor informaţronale va conlucra şi îşi va exercita funcţiile în conformitate cu cele reprezentate în fig. 2.  

În procesul proiectării sistemului informaţional este important proiectul desfăşurării lucrărilor (el este elaborat în primul rînd şi reprezintă un plan-grafic de efectuare a tuturor lucrărilor ce ţin de ciclul de viaţă al sistemului informaţional).

În continuare vom aduce un exemplu de planificare a lucrărilor de elaborare a unui sistem informaţional, în acest plan-grafic se includ toate activităţile ce ţin de fazele ciclului de viaţă al sistemului informaţional, se indică duratele în timp (de regulă în zile) de efectuare a lucrărilor con­crete (planificate şi de facto) şi situaţia la zi în realizarea acestor activităţi (fig. 3).

Elaborarea cu succes a sistemelor depinde de următorii factori:

—susţinerea din partea managerilor superiori (top-level);

—implicarea tuturor utilizatorilor în toate etapele de elaborare;

—utilizarea metodologiilor de elaborare a sistemelor aprobate;

—definirea clară a scopurilor şi obiectivelor;

—atragerea atenţiei la cele mai importante probleme şi necesităţi;

—proiectarea simplă şi clară;

—programe de instruire bune pentru cei implicaţi;

—revederea (reexaminarea) graficului după elaborarea proiectului;

—programe  bine definite şi organizate de exploatare.

Problemele posibile ce intervin în procesul de elaborare (creare a sistemelor), pof fi cauzate de:   

— comunicaţii slabe;

—proiect ambiţios;        

—lipsă de susţinere din partea managerilor;

—neimplicarea managerilor şt utilizatorilor;

—proiectare greşită sau neadecvată;

—testare şi implementare slabă.